Procesos contables y registro de mercancías

 Control de procesos en la contabilidad

    El proceso contable depende en gran medida del tipo y tamaño de la entidad.

Tenemos por ejemplo pequeños negocios que tienen pocas cuentas y sus operaciones son diarias y muy constantes.

Por otro lado tenemos empresas especializadas que cuentan con mercancía pagada pero no en el almacén, enviada y pagada, etc.

Por otro lado e independientemente del tamaño o giro de la empresa, es importante conocer cuál es la información que se desea tener más a la mano a partir de la contabilidad, como pueden ser las ventas, pérdidas y almacén entre otros.

Estas causas son la razón de la existencia de varios modelos de control en la contabilidad que son:

Procedimiento global

    En éste modelo las operaciones se realizan en una sola cuenta: la de mercancías generales.

En ésta cuenta se registran las adquisiciones a precio de compra, las ventas a precio de venta y otros conceptos como lo son devoluciones y descuentos entre otros.

Como se ha notado, no se puede saber de manera directa el costo del inventario, utilidades o pérdidas y para hacerlo es necesario hacer un ajuste (Lara, E. Primer curso de contabilidad, pp. 154)

Procedimiento analítico

    Como su nombre lo indica, este procedimiento se enfoca en el análisis de las cuentas, origen, destino y estado de las finanzas de la entidad, y como se intuye, para llevar a cabo este análisis es necesario tener cuentas que detallen y clasifiquen los movimientos.

Es por eso que este procedimiento consiste de al menos las siguientes cuentas:

- Inventarios

- Compras

- Gastos de compra

- Devoluciones sobre compras

- Descuentos sobre compras

- Ventas

- Devoluciones sobre ventas

- Descuentos sobre ventas

(Lara, E. Primer curso de contabilidad, pp. 160)

Este método es excelente para conocer el estado de las compras, ventas, gastos y descuentos/devoluciones.

Es muy importante hacer notar que la cuenta de inventario no representa las mercancías existentes o existencias .

En este proceso hay que levantar el inventario físico para actualizar la cuenta del inventario por lo que no se lleva el control de robos o pérdidas.

Sin embargo si el giro de la empresa no se enfoca tanto en un inventario (por ejemplo una empresa de servicios) el procedimiento analítico puede tener una buena aplicación.

Procedimiento de inventarios perpetuos

    Cuando es imperativo conocer las existencias de mercancía al momento, detectar robos o extravíos, utilidad o pérdida bruta y el costo de lo vendido, éste es el mejor proceso.

Debido a la manera que se registran las operaciones de mercancía, es posible conocer de manera instantánea el estado del almacén (existencias) ya que al ingresar éstas se cargan a ésta cuenta.

Asimismo, se puede saber el precio de compra y así como los gastos incurridos. Esto se extiende a las ventas y por lo anterior conocer las utilidades es muy fácil.

Las cuentas involucradas son:

- Almacén

- Costo de ventas

- Ventas 

Por su simplicidad y eficacia para obtener información de las mercancías, este es el procedimiento más utilizado (Lara, E. Primer curso de contabilidad, pp. 176)

Conclusiones

Como se ha visto, los procesos contables difieren en gran medida, lo que es algo bueno ya que no es un solo molde al que todas las entidades tengan que ajustarse: en base a las necesidades, tamaño y capacidades de una empresa se puede seleccionar un modelo.